經濟選書/智慧用時 e-mail管理事半功倍

《成功人士的用時智慧》書封 臉譜出版/提供

蘿拉.梅.馬丁十幾年前開始在Google工作時,展開了20%計劃,也就是Google員工一週可以花一天在自己設定的計劃上。馬丁利用這個時間研發一套關於有效管理收件匣的內部訓練課程(哇,夢想中的工作!)。總共有數千位Google員工上了這堂課。後來,馬丁把她熱愛的計劃轉變爲執行生產力顧問這個全職職位(好,這真的是我的夢想工作),一對一協助Google的主管階層變得更有生產力。

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馬丁把電子信箱比喻成剛洗好的衣服。「假裝你的烘衣機就是你的收件匣。想想看大部分的人現在是怎麼處理電子郵件的:他們會伸進烘衣機拿一件衣服,折起來,然後一路走到衣櫃,接着再走回來。」

「接着,他可能發現有一件褲子還是溼的,於是他們想:『噢,那就丟回去跟其他乾衣服放在一起。』如果是收件匣,這封信可能會被標示爲未讀,因爲你現在不想處理它。接着,你找到一隻襪子,不知道另一隻在哪裡,但你還是把它收起來,即使你知道你之後得再回頭處理。到最後,你會想:『我要重新啓動烘衣機,明天再來看。』」

馬丁解釋,電子郵件會讓人備感壓力,原因就在於人們用這種方式對待收件匣──挑來挑去。馬丁說,人們必須像對待烘衣機那樣對待電子信箱—把烘衣機清空,然後拿出所有衣物、放成一堆,接着一件一件折起來,收進衣櫃。

對馬丁來說,打開收件匣是她刻意做的決定,她不會毫無目標地看東看西。爲了讓自己更有生產力,她在檢視電子信箱時會使用一套非常明確的工作流程。

首先,馬丁會把所有新收到的電子郵件分成三堆(以Gmail爲例,就是三個不同的標籤或收件匣。第一堆是「待辦」,也就是她需要自己處理、不需要他人貢獻任何心力的東西;第二堆是「等待中的待辦」,也就是她需要處理、但是要等別人貢獻心力或迴應才能處理的東西;最後一堆是她必須閱讀的電子郵件。

馬丁會在一天的開始打開收件匣,按照時間順序,把所有新收到的電子郵件進行分類,使收件匣歸零。「我會使用自動推進這個功能。這會強迫我閱讀下一封信,而不是回到烘衣機,挑出我覺得看起來很閃亮亮的東西。」接着,每一封電子郵件都會分到三個類別的其中一堆或是歸檔。

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在處理這三堆電子郵件時,馬丁會根據自己的精神狀態來選擇任務。「假如我有不受打擾的兩個小時,我知道我可以深入處理待辦這一堆,我就會打開那個資料夾,其他的收件匣都不看。我只把注意力放在需要折的那一堆衣服,然後把它們一件一件折起來。」這番話讓她聽起來很像家事女神,但她其實是電子郵件達人。

下午精神較差時,馬丁會利用這個時間查看「閱讀」資料夾的信件;一天接近尾聲時,她會到「等待中的待辦」資料夾,看看有沒有任何信件阻礙她的進展,能夠現在處理,或者有沒有任何信件有時間限制,需要趕快完成。

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馬丁說,關於電子信箱,她只有兩條規則。「把它當成剛洗好的衣服,一天處理一到兩次。我不建議你只檢查電子信箱一次,因爲對很多人來說,這很不切實際。

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比方說,你可能會錯過跟下一場會議有關的資訊。所以,你可以打開收件匣,但是如果你有排定什麼時候工作,時間到就要把它關起來。」(摘自《成功人士的用時智慧》,臉譜出版)

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